【現役事務員が語る】事務職で身につけられるスキル7つを解説！

事務職として働くと身につくスキル7つとは？

身につくスキル①　段取り力

ルーティン業務の他に、突発的な仕事が発生することがあります。そのようなときは、大まかな仕事の流れを把握してから、業務の優先順位を立てていきます。

仕事の流れを意識しながら事前にやるべき準備・人との調整を日々積み重ねていくことで、効率良くスピーディーに仕事を進めることができるようになりました。

身につくスキル②　コミュニケーション力

事務の仕事は、地味に根回しが必要だったります。根回しというのは、自分の担当以外の関係者へ、事前に振られるであろう仕事の内容をやんわりと伝えておくことで、嫌な顔をされずに対応してもらえたりします。

事務ちゃんは、話上手でもなければ、自分から積極的に動いていくタイプではありません。

仕事に関係する方たちと雑談することも大事ですが、「仕事をスムーズに進めるためにどうすれば良いか？」を意識することだと思います。

仕事をスムーズに進めるために、「報告・連絡・相談」を日頃から続けていたら、人とのコミュニケーションが上手くとれるようになっていきました。

身につくスキル③　PCスキル

事務ちゃんはMOS資格を持っていません。高校時代、情報処理の授業でタイピングとExcelの初歩的な操作を習っただけです。

毎日仕事でPCを使っていれば、嫌でも使えるようになります。文字入力だけできれば、何とかなったりしますよ。

分からないことは、インターネットの検索機能を使って調べれば、ほとんどのことは解決してしまいます。

「習うより慣れよ」の言葉どおり、実践を積み重ねていけばPCスキルは必然的に上がっていきます。

身につくスキル④　ビジネスマナー

敬語をしっかり使うことができれば、働く中で上司・先輩・取引先の方の佇まいややり取りを見て学んだり、先輩から指導される中で「ビジネスマナー」は自然と身についていきます。

しっかりビジネスマナーを学びたい方は、秘書検定の受験をおススメします。

事務ちゃんは秘書検定2級を持っているのですが、文書の書き方、マナー・接遇などしっかり学ぶことができ、その知識は日々の仕事に活かすことができています。

身につくスキル⑤　スケジュール管理能力

仕事の出来栄えは70パーセント程度で、締め切りを常に意識しながら業務を進めています。こうした仕事の進め方は「身につくスキル①　段取り上手になる」にもつながっていきました。

社会人になりたての頃は、気持ちに余裕がなく、1つの物事を進めるのに精一杯でしたが、社会人年数が経つにつれて、仕事の全体像を意識するようになっていきました。

スケジュールを意識しなければ、やらなければならない仕事が山積みになってしまいます。

仕事の全体像を見ることがスケジュール管理能力を身につけるポイントになります。

身につくスキル⑥　スルースキル

仕事をしていると、嫌味な言葉で返されたり、嫌な態度を取ってくる人が時たまいます。そういう人と関わるとすごく腹が立って仕方がなくなります。

職場でイライラしていると雰囲気が悪くなるので、そんな嫌な人との対応は、「適当に話を合わせてその場から立ち去る」「聞こえなかったフリをする」「心の中でバリケードを張る」など試行錯誤を繰り返していく中で、対人関係の取り扱い方を理解していきました。

人を見る目を養ったり、直感的に「自分と合わなそう」と感じる経験を積み重ねていった結果、スルースキルを身につけていくことができました。

身につくスキル⑦　臨機応変に対応する力・判断力

仕事に慣れない頃は、どうしたら良いのか分からずボーっとしてしまうことがありましたが、実務経験が長くなれば、対応すべきことを瞬時に判断することができるようになりました。

思わぬ仕事やトラブルが発生したりすることがありますが、その場の空気を読みながら、何を一番にやるべきなのかを読み取る力が大切です。

まとめ

事務職として働いてきた中で身についたスキル7つを解説しました。

「事務」の仕事はとても幅広くあります。今回解説したスキルの他に、専門的な能力を身につけられるかどうかは、入社した会社・業界によって変わっていきます。

正直、社会人として働き続けていれば、今回解説したスキルは自然と身につくことばかりです。

日々IT技術が進化し続けているため、IT機器、ソフトウェア、新たなIT技術を用いた仕事の進め方を自ら学び続ける意欲がなければ、今回解説した7つのスキルだけでは、今後事務職として仕事を続けることは難しくなります。

「自ら学び続けること」が最強のスキルだと事務ちゃんは考えます。学び続ける意欲を忘れないように努力していきましょう！