【担当者じゃないとわかりません！】が起こる3つの原因と家族経営会社の実態を解説

そこで今回は「担当者以外、仕事が分からない」という業務の属人化が起こる原因と家族経営会社で働く事務ちゃんのリアルな実体験を交えて解説します。

属人化ってどういう意味？

企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現。多くの場合批判的に用いられ、誰にでも分かるように、マニュアルの作成などにより「標準化」するべきだとされることが多い。企画・開発業務など、属人化されているのが一般的と言われる業務もある。

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このような、ひあ汗ものの経験したことありませんか？「こんな日に限って！」という絶妙なタイミングでこのような事が発生したりします。

こういった、担当者じゃないと仕事の内容・進め方が分からないような状態を「属人化」と言います。

家族経営会社で働くと属人化が起こる3つの原因

原因①：必要最低限の人数で仕事を回している。

事務は、直接利益を生まないサポート的役割の職種のため、必要最低限の人数しか配置されていません。そのためギリギリの人数で仕事を回しています。

常に自分の仕事で手いっぱいの状態です。

このような状態が続いているため、他の人の仕事をサポートしたり覚える余裕がありません。

自分の担当範囲の仕事だけをこなしている状態が続くため、担当以外仕事の内容が把握できません。

原因②：経営層は、属人化していることに危機感を持っていない。

特定の担当者が1人で業務を抱えていても「日々の仕事が滞りなく回っていれば問題ない」と、経営層は考えています。

経営層がそのような考えのため、「組織体制の見直し」や「人を育てる」という発想がないため、属人化現象が起こっています。

原因③：これまでもどうにか仕事が回ってしまっている

「担当者じゃないと仕事がわかない」という状態になっても、どうにか仕事が回ってきた過去の経験があるため、経営層は「なんとかなる精神」でその場をしのげれば良いと考えています。

経営層は「いいからやれ！」と、従業員に命令するだけのため、どんなことが起ころうと知ったこっちゃありません。

属人化を解消するための解決法2つ

解決策①：チーム内の仕事を把握できるよう見える化する

それぞれ受け持っている仕事内容がどんなものなのか？いつ、どのようなタイミングで発生しているか？手順を詳細まで書き出し、チーム内で見える化しましょう。

可視化することで、一人当たりの仕事量を把握することができるため、一人に仕事が集中することを防ぐことができます。

解決策②：担当業務を1人だけに任せず固定化させない。

長年の経験と慣れた人が仕事を受け持った方が処理時間も早く済みますが、担当者不在時に対応できる人がいなくなってしまいます。

ある程度の年数を超えたら担当業務の配置換えを行うことで、幅広い知識を習得することができ、誰でも部署内の仕事を把握できるようになるため、同じ業務を長年任せないことも属人化防止になります。

【体験談】事務ちゃんの働く会社で実施したこと

数年前まで、事務ちゃんが働く会社の事務員は、事務ちゃんを含めて3人体制でした。現在は、一人退職してしまったので、2人で事務仕事を回しています。

退職した事務員が社内のトラブルメーカーで、スケジュール管理ができなかったり、書類の紛失が多かったり、社内の人とコミュニケーショントラブルを起こしたり、すごく面倒な人でした。

そこで、トラブルメーカー事務員対策のため、一族専務（社長の息子）の命令で仕事の棚卸しを事務員全員がすることになりました。

実施①：業務の棚卸をする

事務員それぞれが担当している仕事内容を可視化することで、日ごと・月ごとの仕事の流れを把握することできました。

雑用も含めて詳細に文書化したことで、仕事をやっているフリをしていた人をあぶり出すことに成功しました！！

成功したこともあれば、反省点もあります。

各々、資料を作成して提出したのですが、「見やすくてわかりやすい人」もいれば、「何をまとめているか全く伝わらない人」資料作成スキルに個人差がすごく出てしまったことが反省でした。

棚卸のフォーマットは、絶対に統一することをおススメします。

結果：業務の棚卸をしただけで終了。

業務の棚卸をしたまでは良かったのですが・・・、その後、何の進展もないまま終わってしまいました。指示出しをした一族専務、最終的にめんどくさくなってしまったようで放置で終わりました。

結果的に、「業務の棚卸をした」というパフォーマンスのみで終わりました。

現状維持から脱却できないから「属人化」のまま。

現在、事務ちゃんともう1人の事務員、50代後半という年齢のため、新しいことにチャレンジしたり、新たに仕事を覚えようという気持ちは感じられません。

従業員の誰かが業務改善のために動き出すと、その従業員がすべての責任を負わされます。そういった家族経営会社の悪い性質があるため、改善活動は進むことなく終わりを迎えてしまいました。

まとめ

今回は、家族経営会社で働くと属人化が起こる原因とリアルな実態を解説しました。

仕事の責任を押し付けられたり、一人で仕事を抱えていても誰も手助けしてくれない状況が続いているならば、転職を考えてみることをオススメします。

いつまでも一人で悩まずに、求人情報を眺めてみたり、まずは小さな一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。