事務って座っていられるし、簡単で楽な仕事でいいよね。
本当はそうじゃないのに、こんな風に世間から思われているなんて悲しいな。
世間では一定数の人のイメージでは、事務は簡単で誰にでもできるという扱いになっているような気がします。
それに、AI技術の進歩によって、事務職は淘汰の対象となる可能性が高く、その上位ランキングに常に名を連ねています。
確かに、事務職は単純な仕事もありますし、ルーティンワークもあります。しかし、実際の仕事はそれだけではありません。人間力が非常に問われる仕事なんですよ！！
今回は、事務職は誰にでもできる仕事なのか？というテーマについて事務職歴17年の事務ちゃんが考えていきます。
なぜ事務職は甘く見られるのか？を考えてみた。
事務職の仕事道具と言えば、パソコンが必須アイテム。パソコンの前に座って仕事をすることがメインとなります。
集中して仕事に取り組むときは、1時間以上画面に向かっていることもあります。しかし、長時間座りっぱなしでは疲れてしまうため、自分のペースに合わせて時々休憩をはさみます。
休憩のときは、お茶やコーヒーを飲んだり、お菓子をつまんだりすることもありますし、社内の人とコミュニケーションの一環で雑談することもあります。
休憩のときの一部分だけを切り取って見ると時間が自由にできて、仕事の責任もなく楽そうに見えるかもしれません。
それに、事務職は「誰にでもできる」という条件を当てはめてみると、確かに誰にでもできる仕事です。求人条件に専門スキルや資格を求められることも少なく、未経験者でも事務職に就くことができます。
こういった理由から、事務職は「誰にでもできて、簡単、楽ちんな仕事」だと思われるのかもしれません。
職場環境によって、仕事中に自席でお菓子を食べたり、ネットサーフィンすることを禁止されているところもありますのでご注意を！
【事務職は誰にでもできる?】そんなことはない理由
事務職は「誰にでもできる」と思われがちですが、実際はそんな単純なものではありません。パソコンに向かっての作業が主体となりますが、それだけではなく、さまざまなスキルや知識が求められます。
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コミュニケーション能力が求められる
事務職は、ただ単に書類整理やデータ入力をするだけじゃなくて、人との関わりやチームワークがなければ仕事が成り立たちません。
依頼のあった仕事を滞りなく進めるためには、報告・連絡・相談といった情報共有が欠かせません。
事務ちゃんの働く家族経営の会社では、何よりもコミュニケーション力が問われます。
仕事をスムーズに進めるためには、根回しや周囲との調整が必要です。家族経営の場合、家族同士の複雑な関係が絡んでくるため、特に注意が必要です。
仕事の前には、関係者と事前に相談し合い、仕事の内容を確定させることが重要となります。そして、進行中の仕事について上司と話し合うパフォーマンスも欠かせません。
このプロセスは、仕事をスムーズに進めるためにとても重要となります。むしろ、この根回し力がなければ仕事がまとまらなかったりします。
コミュニケーションのスタイルは場面によって異なりますが、相手の気持ちを理解しつつ、適切な対応をする能力が事務職には欠かせません。
事務職は、仕事を進めるための調整役にもなっているよ。
ルーティンワークだけじゃない、多岐にわたる業務
事務職は、ただ単純に決められた仕事やルーティンワークをこなしているわけではありません。実際は、さまざまな業務をこなす必要があります。
データ入力やデータベース管理、会議の手配や議事録の作成、雑用、経理業務、労務業務など、会社の規模が小さく従業員が少ないところほど、事務職は幅広く業務に携わる必要性が出てきます。
数字や文字の入力ミスがないよう慎重にチェックをしながら仕事を進めるから、テキトーでは事務の仕事はつとまらないよ。
仕事の内容によっては、専門的なスキルや知識が必要となります。例えば、法令改正があれば、それに応じて事務対応や社内整備が必要ですし、日々進化するITシステムにも対応しなければなりません。
上司に指示された仕事やルーティンワークを繰り返しているだけではなく、世の中の流れに合わせた対応や知識の習得を続けていく必要もあります。
人との関わりやチームワーク
事務職は、一人で仕事を進める業務もありますが、他の人たちと協力して進めることもあります。
そのため、情報共有や進捗報告、仕事の進め方の相談のために、上司や同僚とコミュニケーションを取り合うことが欠かせません。
その他にも、突然のトラブルや問題が起きたときは、その時の状況に応じて的確な判断をして対応したり、解決策を考えなければなりません。
事務職は黙々と一人で仕事を進めるだけではなく、社内の人、取引先、電話対応、来客応対といった仕事を通して、実はどこかで必ず何かしら人との関わりを持ちます。
コミュニケーションの苦手な方にとっては、事務職は向かないかもしれません。
柔軟な対応力とタスク管理の重要性
事務職ほど柔軟な対応力が求められることはないと思います。
事務ちゃんが良く経験するパターンですが、外出先から営業担当が急な依頼をしてくることがあります。
お客さんところにいて急いでいるから、すぐ調べて折り返し電話して！待ってるから！！
わかりました！すぐに折り返します（自分で抱えている仕事も忙しいのに・・・）
といった、自分ではコントロールしようがない仕事が発生します。
「急いでいる」「お客さん先にいる」という言葉を電話の向こうから言われてしまったら、取り掛かっていた自分の仕事の手を止めて、電話で依頼された仕事を優先しなければなりません。
事務職は、予定変更や急な依頼に対して、スムーズに対応できる能力が必要です。
さらに、急な依頼の他に、自分の担当する業務を同時にこなさなければならないため、タスク管理や優先順位を決めて仕事をすることも非常に重要になります！！
必然的にマルチタスク能力が身についてしまったよ。
まとめ
事務職は表舞台に立つことが少ないですし、売上を直接的に上げる役割ではないため、地味で評価されにくい側面があります。
しかし、事務職って「誰にでもできる簡単で楽な仕事をしている」とは言えません！！適性がないと、きちんと仕事をこなすことはできません。
職種に関係なく、お互いの立場や役割をリスペクトし、協力し合うことで、より良い職場環境を作っていけると事務ちゃんは思います。
組織の裏方として、仕事をスムーズに進める役割を担っている事務職。私たち事務職の努力が会社全体の成果につながっているということを、忘れてはいけません。
私たち事務職の頑張りや貢献がきちんと評価される環境で、自信を持って仕事に向かっていきましょう！
組織の裏方としての役割を誇りに思いながら、スーパー事務員になるべく成長し続けよう！
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